Het leed dat vergaderen heet
Tessa, werkzaam als accountmanager bij een middelgroot ICT bedrijf, krijgt de volgende mail:
Graag nodig ik je uit voor onze wekelijkse saaie en ineffectieve vergadering voor donderdagochtend a.s.. Ook nu weer staan er een aantal onderwerpen op de agenda die er vorige keer én de keer daarvoor ook opstonden. We zullen samen met het team wederom een poging wagen om belangrijke zaken te bespreken en om de eerder gemaakte afspraken en actiepunten nu wél na te komen. Want we steken er graag tijd in en putten er veel energie uit. Exact om 9.00 uur starten we maar laat even weten als dat niet lukt. Dan schuif je gewoon later aan; we snappen dat je het druk hebt. Ik zal proberen de agenda en de notulen op tijd naar jullie toe te sturen. Vergeet niet om deze op het allerlaatste moment door te nemen en uit te printen. Dat geldt overigens ook voor de notulen. Lukt dit niet dan kan je bij je collega meekijken. Ten minste, als het hem/haar wel gelukt is alles goed voor te bereiden.
Qua tijd wil ik een uur reserveren maar houdt er rekening mee dat wij dat ook deze keer niet gaan halen. Ambitie is mooi maar we moeten de realiteit niet uit het oog verliezen. Een uitloop van zeker twintig minuten is reëel om rekening mee te houden. Let maar op, aan het einde van onze vergadering, bij het punt w.v.t.t.k. zal collega Remco weer met een onderwerp komen waarvan hij vergeten is dit op de agenda te zetten maar wat hij te belangrijk vindt om onvernoemd te laten.
Dit punt zal minimaal twintig minuten van onze tijd vragen. Een punt waar wij ons allen niet op hebben voorbereid zodat we er -laten we eerlijk zijn- inhoudelijk eigenilijk niets mee kunnen. Enfin, dan verschuift dit onderwerp naar de volgende vergadering. Ik stel mij er op in dat het weer dezelfde mensen zijn die het woord voeren en dat het ook weer dezelfde collega’s zijn die braaf knikken en hun mond houden. Tot donderdag!
Een rare mail? Natuurlijk. Ieder weldenkend mens zou dit bericht direct verwijderen. Tessa heeft deze mail ook helemaal niet ontvangen. Zij krijgt een keurige uitnodiging om aanwezig te zijn bij de volgende vergadering. Maar bovenstaande is wél hoe zij de uitnodiging voor de vergadering leest en ervaart. Een beetje flauw? Wellicht, maar ineffectief, onvoorbereid en doelloos vergaderen doen we allemaal en niet zo’n klein beetje ook. Bij Tessa op kantoor vergaderen ze zich suf en bij het minste of geringste is er overleg. Overleg dat zich kenmerkt door weinig betrokkenheid, zoeken naar consensus en wat routine, voorspelbaarheid, polderen als basis heeft. Een dodelijke mix voor ieder team en organisatie.
Voor alle duidelijkheid: in de complexe wereld waarin we met zijn allen opereren, is goed overleg en afstemming van levensbelang. Maar zou het niet goed zijn om elk overleg de moeite waard te maken? Tessa is overtuigd van wel. Zij neemt zich voor dat het roer om moet en doet het voorstel om de volgende vergadering te gaan leiden. Spannend, maar hoe het ging kan niet meer. Op internet vindt zij allerlei tips die zij wil inzetten om de vergaderingen in hun team weer de moeite waard te maken. Start voor haar is te vragen aan haar collega’s waar het écht om gaat: of ze minder of béter willen vergaderen, welke verwachtingen ze daarbij hebben en wat er in ieder geval in gedrag moet veranderen om deze eerste stap te zetten.
Tessa is er klaar voor en wordt al blij van de gedachte. Ze weet dat het een lange weg is maar effectief vergaderen begint met het besef dat je niet wil blijven doen wat je hebt gedaan. Zonder persoonlijke verantwoordelijkheid verandert er namelijk niets. Want je kunt het ook omdraaien: het is helemaal niet moeilijk om van overleg een productieve bezigheid te maken, die geasocieerd wordt met tijdwinst, plezier en effectiviteit. Waarin prima besluiten worden genomen die ook nog worden uitgevoerd. Waarin mensen iets bereiken en met een voldaan gevoel weglopen.
Dick Pieters is eigenaar van trainingsbureau IGNIUS. Via intervisie, tóp maatwerk trainingsprogramma’s en (team)coaching helpt hij mensen over hun eigen ontwikkeling én werk te laten nadenken. Met resultaten in de praktijk die er toe doen. De columns van Dick verschijnen in alle edities van het Noordhollands Dagblad, bijlage Plus-Werk – TMG.
